En référence à la loi 2002-2 du 02/01/2002 qui précise dans son article 3 que : « L’action sociale est conduite dans le respect de l’égale dignité de tous les êtres humains avec l’objectif de répondre de façon adaptée aux besoins de chacun d’entre eux », le professionnel agit suivant le cadre légal et assure ses missions en conformité avec le projet institutionnel, stratégique, de la Fondation et le projet d’établissement de la structure dans laquelle il intervient.

L’assistant administratif agit sous la responsabilité de l’équipe de direction du pôle. Dans le respect des textes et procédures applicables, l’assistant administratif assure en collaboration ou en autonomie.

recrutement.ph92@amisdelatelier.org

Lieu du poste : En présentiel

Le Pôle hébergement 92 regroupe 2 Foyers de vie, 2 Foyers hébergement et 1 centre accueil de jour. Il accueille toute l’année des adultes à partir de 20 ans en situation de handicap, troubles psychiques ou TSA, et a pour mission d’évaluer leurs besoins et capacités d’autonomie afin d’adapter l’accompagnement au quotidien, en tenant compte des spécificités de chacun.

Mission :

L’accueil et communication

Assurer l’accueil physique et téléphonique.
Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents relatifs au suivi des dossiers des personnes accompagnées.
Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques.
La gestion des Ressources Humaines
Participer à la gestion administrative des dossiers salariésLa gestion comptable
Tenir et contrôler la caisse établissement)
Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement
Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents
Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
Suivre la participation hébergement des résidents
La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées

Gérer les dossiers administratifs de l’usager et suivre les échéances administratives
Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l’activité en lien avec le service comptabilité du siège
Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l’aide sociale à l’hébergement
Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire …)
La participation à la vie de l’établissement

Participer à l’organisation des évènements
Participer aux réunions pluridisciplinaires
Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel

Se situer et agir au sein d’une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l’accompagnement
Concevoir, élaborer et mettre en œuvre des actions dans le cadre du projet d’établissement
Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d’informations
Participer à une veille permanente à l’évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
Développer et s’impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles
Participer à la démarche qualité
Participer à des groupes de travail
Intervenir et alerter en cas d’urgence
Compétences métier : Gestion administrative ; planification des activités ; Rédaction et conception de documents ; Gestion de budget

Compétences transversales : Communication ; partage et transmission de l’information ; Utilisation des outils informatiques ; Connaissance de la réglementation propre à son domaine d’activité ; Gestion de projet ;
Reporting ; Relation avec les prestataires extérieurs ; Appui et conseil des établissements et services ; Connaissance du secteur médico-social

Compétences relationnelles : Maîtrise des émotions et gestion des conflits ; Adaptabilité ; Discrétion et confidentialité ; Leadership ; Distanciation professionnelle ; Capacité d’écoute et de communication ; Capacité d’initiative ; Esprit d’équipe ; Réactivité

Diplôme : Bac à BAC+3 selon expérience (Gestion des entreprises ou équivalent)

Compétences requises

Savoirs faire
• Compétences générales en accueil du public exigées
• Compétences dans l’accueil de public multiculturel et/ou en situation de vulnérabilité,
• Capacité à apporter son regard professionnel lors des réunions cliniques pluridisciplinaires
• Connaissance des dispositifs et du réseau partenarial local
• Identifier et gérer la priorité de la demande
• Organisation, rigueur et autonomie dans la planification et la réalisation des activités
• Maitrise de l’outil informatique et autonomie sur les outils de communication informatisés (Outlook, Excel, Word, pwp)
• Expérience dans les domaines sanitaires et sociaux serait un plus


Savoir être
• Capacité d’écoute et qualités relationnelles
• Capacité à prendre des initiatives et de polyvalence
• Grande discrétion et réserve
• Capacité à prioriser et à gérer des situations stressantes
• Capacité d’adaptation
• Capacité à travailler en équipe pluridisciplinaire
• Intérêt pour les enfants et leurs familles et les enjeux de santé de l’enfant
• Intérêt porté aux domaines sanitaires et sociaux

Activités principales du poste

Assurer l’accueil et la gestion administrative de la MDE
• Réceptionne, filtre et oriente les appels téléphoniques et donne un premier niveau d’information
• Accueil physique, du public et des professionnels, avec ou sans rdv
• Renseigne le logiciel métier de la MDE

Organisation, participation et suivi de la vie de la MDE
• Prise de rendez-vous et gestion des plannings des professionnels de la MDE
• Assure la gestion de la boîte morale de la MDE et réoriente les demandes
• Organise des réunions et rendez-vous internes et externes à la MDE (planification, préparation de documents divers, diffusion de documents compte-rendu)
• Assure la bonne gestion des lieux d’accueils (réservation par les partenaires, veille au rangement par tous des espaces, veille sur les éléments pouvant être dégradés, gestion de l’affichage…etc)
• Participe aux réunions cliniques hebdomadaires

Gestion administrative
• Réceptionne, trie, diffuse et assure le suivi des courriers de la MDE
• Crée et actualise les fichiers professionnels
• Réalise des comptes-rendus de réunion
• Met en forme et envoie des courriers
• Met en forme des supports pwp
• Recense les besoins en fourniture de bureau, assure la répartition dans l’équipe et le suivi du stock
• Recense les besoins en produits et équipements médical, assure la répartition dans l’équipe et le suivi du stock

Activités secondaires du poste

Assiste le/la référent.e informatique de la MDE. Participe à l’accueil des nouveaux professionnels (demande de matériel, ouverture des droits …)

Participer aux évènementiels de la MDE :
Appui administratif et logistique dans l’organisation du comité d’animation partenariale, de journées thématique, d’étude ou de séminaire (mise en place des espaces, course, …)

Assurer une veille documentaire et une bonne diffusion des informations reçues des partenaires

Participer à la gestion de situations de crises (sanitaires, sociales…)