Vous disposez d'une expérience dans l'accueil, idéalement en milieu médicosocial, social ou sanitaire. Vous faites preuve de discrétion, de capacités d’écoute, d'aisance relationnelle et rédactionnelle. Dynamique, mobile vous savez faire preuve d'adaptation afin d'aller à la rencontre des autres, usagers et professionnels. Une connaissance des publics en situation de handicap est appréciée.
Vous maitrisez l’utilisation de l'outil informatique.
Niveau Bac ou équivalent recommandé.

Compétences et qualités recherchées
- Sens de l’écoute, empathie et capacité à gérer des situations parfois sensibles.
- Excellentes compétences relationnelles et communicationnelles.
- Rigueur, organisation et autonomie dans les tâches administratives.
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
- Capacité à travailler en équipe dans un environnement médicosocial.
- Gestion du stress et adaptabilité face à un public varié.

Sous la hiérarchie de la direction, vous assurez l’accueil physique et téléphonique des usagers, familles, partenaires et intervenants externes, dans un esprit de bienveillance, de confidentialité et de qualité de service. En lien avec les assistantes administratives, vous contribuez au bon fonctionnement administratif de la structure.

Responsabilités clés
- Accueillir, informer et orienter les usagers et visiteurs vers les interlocuteurs ou services appropriés.
- Gérer les appels téléphoniques : filtrage, prise de messages, transmission des informations.
- Assurer la gestion quotidienne de l’espace d’accueil (propreté, affichage, documentation).
- Participer aux tâches administratives : saisie de données, mise à jour de dossiers, numérisation, classement.
- Gérer les courriers entrants et sortants.
- Appliquer les règles de confidentialité liées aux données personnelles et médicales.
- Collaborer avec les équipes pluridisciplinaires (soignants, travailleurs sociaux, direction).

En référence à la loi 2002-2 du 02/01/2002 qui précise dans son article 3 que : « L’action sociale est conduite dans le respect de l’égale dignité de tous les êtres humains avec l’objectif de répondre de façon adaptée aux besoins de chacun d’entre eux », le professionnel agit suivant le cadre légal et assure ses missions en conformité avec le projet institutionnel, stratégique, de la Fondation et le projet d’établissement de la structure dans laquelle il intervient.

L’assistant administratif agit sous la responsabilité de l’équipe de direction du pôle. Dans le respect des textes et procédures applicables, l’assistant administratif assure en collaboration ou en autonomie

L’accueil et communication
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents relatifs au suivi des dossiers des personnes accompagnées.
• Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques.
La gestion des Ressources Humaines
• Participer à la gestion administrative des dossiers salariés

La gestion comptable
• Tenir et contrôler la caisse établissement)
• Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement
• Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents
• Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
• Suivre la participation hébergement des résidents

La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées
• Gérer les dossiers administratifs de l’usager et suivre les échéances administratives
• Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
• Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
• Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l’activité en lien avec le service comptabilité du siège
• Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l’aide sociale à l’hébergement
• Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire …)

La participation à la vie de l’établissement
• Participer à l’organisation des évènements
• Participer aux réunions pluridisciplinaires

Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel
• Se situer et agir au sein d’une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l’accompagnement
• Concevoir, élaborer et mettre en œuvre des actions dans le cadre du projet d’établissement
• Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
• Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d’informations
• Participer à une veille permanente à l’évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
• Développer et s’impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles
• Participer à la démarche qualité
• Participer à des groupes de travail
• Intervenir et alerter en cas d’urgence

Compétences métier : Gestion administrative ; planification des activités ; Rédaction et conception de documents ; Gestion de budget

Compétences transversales : Communication ; partage et transmission de l’information ; Utilisation des outils informatiques ; Connaissance de la réglementation propre à son domaine d’activité ; Gestion de projet ;
Reporting ; Relation avec les prestataires extérieurs ; Appui et conseil des établissements et services ; Connaissance du secteur médico-social

Compétences relationnelles : Maîtrise des émotions et gestion des conflits ; Adaptabilité ; Discrétion et confidentialité ; Leadership ; Distanciation professionnelle ; Capacité d’écoute et de communication ; Capacité d’initiative ; Esprit d’équipe ; Réactivité

Diplôme : Bac à BAC+3 selon expérience (Gestion des entreprises ou équivalent)