En référence à la loi 2002-2 du 02/01/2002 qui précise dans son article 3 que : « L’action sociale est conduite dans le respect de l’égale dignité de tous les êtres humains avec l’objectif de répondre de façon adaptée aux besoins de chacun d’entre eux », le professionnel agit suivant le cadre légal et assure ses missions en conformité avec le projet institutionnel, stratégique, de la Fondation et le projet d’établissement de la structure dans laquelle il intervient.

L’assistant administratif agit sous la responsabilité de l’équipe de direction du pôle. Dans le respect des textes et procédures applicables, l’assistant administratif assure en collaboration ou en autonomie

L’accueil et communication
• Assurer l’accueil physique et téléphonique.
• Saisir, mettre en forme, éditer et diffuser des documents relatifs au suivi des dossiers des personnes accompagnées.
• Classer et archiver les dossiers papiers et/ou informatiques.
La gestion des Ressources Humaines
• Participer à la gestion administrative des dossiers salariés

La gestion comptable
• Tenir et contrôler la caisse établissement)
• Participer à la réalisation de la comptabilité mensuelle de l'établissement
• Participer au contrôle de gestion des dépenses courantes de l'établissement et des comptes résidents
• Réceptionner les factures, les transmettre au comptable et assurer le suivi
• Suivre la participation hébergement des résidents

La gestion des dossiers des personnes accueillies et/ou accompagnées
• Gérer les dossiers administratifs de l’usager et suivre les échéances administratives
• Assurer les transmissions nécessaires à la prise en charge de la personne accueillie
• Préparer les différents documents afférents au suivi de la prise en charge de la personne
• Réaliser la facturation mensuelle des résidents et le suivi de l’activité en lien avec le service comptabilité du siège
• Suivre les dossiers MDPH et renouvellement de l’aide sociale à l’hébergement
• Transmettre les informations aux différents outils de suivi et de contrôles des autorités (via trajectoire …)

La participation à la vie de l’établissement
• Participer à l’organisation des évènements
• Participer aux réunions pluridisciplinaires

Le travail en équipe et la participation au projet institutionnel
• Se situer et agir au sein d’une équipe pluridisciplinaire, échanger les informations nécessaires à l’accompagnement
• Concevoir, élaborer et mettre en œuvre des actions dans le cadre du projet d’établissement
• Assurer la traçabilité de ses actions dans le dossier unique de la personne accueillie et/ou accompagnée
• Utiliser, mettre à jour et développer les différents outils de communication et d’informations
• Participer à une veille permanente à l’évolution des connaissances techniques et théoriques du champ social ou éducatif afin de maintenir une pratique adaptée à ces évolutions
• Développer et s’impliquer dans les dynamiques partenariales, institutionnelles et inter-institutionnelles
• Participer à la démarche qualité
• Participer à des groupes de travail
• Intervenir et alerter en cas d’urgence

Compétences métier : Gestion administrative ; planification des activités ; Rédaction et conception de documents ; Gestion de budget

Compétences transversales : Communication ; partage et transmission de l’information ; Utilisation des outils informatiques ; Connaissance de la réglementation propre à son domaine d’activité ; Gestion de projet ;
Reporting ; Relation avec les prestataires extérieurs ; Appui et conseil des établissements et services ; Connaissance du secteur médico-social

Compétences relationnelles : Maîtrise des émotions et gestion des conflits ; Adaptabilité ; Discrétion et confidentialité ; Leadership ; Distanciation professionnelle ; Capacité d’écoute et de communication ; Capacité d’initiative ; Esprit d’équipe ; Réactivité

Diplôme : Bac à BAC+3 selon expérience (Gestion des entreprises ou équivalent)

Titulaire d’un diplôme de niveau 5 (bac+2) tel qu’un titre professionnel de gestionnaire de paie ou BTS, vous avez une première expérience dans la gestion administrative et une connaissance du cadre général de la paie et de l’ADP et maitrisez les outils bureautiques.

Vous êtes doté(e) d’une bonne capacité rédactionnelle et appréciez de travailler en équipe.
Une connaissance du secteur médico-social et de la convention collective 66 est appréciée.

Les bonnes raisons de nous rejoindre :
- Une rémunération basée sur la CCN66* avec reprise d’ancienneté et application Laforcade/Ségur à l’ensemble des salariés et des alternants
- Une prime de partage de la valeur de 700€ maximum sous conditions
- Une mutuelle à couverture familiale prise en charge à 80% par l’employeur
- Une prise en charge des titres de transport à 60% par l’employeur
- Une aide à la mobilité « verte » (forfait vélo/trottinette) de 50€ mensuels
- Des congés supplémentaires liés à l’ancienneté et la situation familiale (exemple : congés pour enfants malades)
- Des œuvres sociales proposées par le CSE
- Un service social mis à disposition des salariés de la Fondation gratuitement

Missions : Sous la responsabilité d’un Directeur, et en relation fonctionnelle avec le pôle paie et administration du personnel de la DRH vos principales missions sont :

La gestion administrative du personnel : Gestion des contrats, des absences, du temps, de l’administratif de la comptabilité …
- Embauche et vie contractuelle : gérer les dossiers administratifs, les contrats, les déclarations obligatoires (DPAE, médecine du travail, mutuelle) ;
- Congés, absences et gestion des temps : Gérer les arrêts de travail (déclarations CPAM, suivi…) ;
- Fins de contrats : Établir les documents de fin de contrat.

Les opérations de « front office » préalables à la production de la paie : Saisie des éléments variables de paie pour intégration en paie :
titre de transport, frais de repas, acomptes, frais de formation, etc.
- Contrôles préalables sur le logiciel de gestion des temps ;
- Contrôle de la paie.

L’information et la communication : Recueil/réponses des réclamations des salariés en matière de paie et ADP ;
- Rédaction de courriers à l’attention des salariés portant sur la paie et l’ADP ;
- Report d’informations relatives aux situations présentant un caractère sensible/litigieux au pôle paie/ADP.